En las últimas semanas, me he enfocado en trabajar de forma más inteligente y no simplemente «más fuerte». Mi objetivo ha sido liberar tiempo para hacer las actividades más productivas o importantes de mi negocio. Fue en este análisis que me di cuenta de la herramienta que más utilizada pero no necesariamente era la que más avances me producía: email. Cómo hacer para no perder este medio de comunicación pero al mismo tiempo no ser esclavo de el?
Agrupar y agendar
Al estar todo mi tiempo laboral con mi cuenta de correo electrónico conectada y pendiente, obtenía frecuentes distracciones e interrupciones que me tomaban entre 2 a 5 minutos asistir. Así que la prueba fue consultar y responder email sólo en dos momentos del día. En mi caso, decidí hacerlo a las 9:00am y 4:00pm. De esa manera, solucioné las siguientes constantes situaciones:
* Notificación de nuevo email, lo abro, lo leo, no requiere mi intervención.
* Notificación de nuevo email, lo abro, lo leo, lo puedo responder más tarde.
* Notificación de nuevo email, lo abro, lo leo, lo respondo y vuelvo a lo que estaba haciendo.
Así evite intervenciones, distracciones y tiempo en volver al mismo «nivel de enfoque» al que estaba antes de la notificación.
«Pero recibo emails urgentes todo el tiempo!»
Eso pensé y me lo dijeron antes de empezar estar prueba. Sin embargo, me di cuenta que lo que es realmente urgente suele ser notificado por teléfono. Por otro lado, si es indispensable habilitar ciertas notificaciones, se puede hacer fácilmente con cada plataforma de correo. Lo importante es saber qué es lo verdaderamente urgente y aprender a priorizar para así evitar la mayor cantidad de distracciones posibles.
Los resultados
Hice la prueba por 1 mes y con los reportes de Rescue Time pude concluir que liberé en promedio 30 minutos al día, 2.5 horas a la semana, 10 horas al mes. No tuve ningún inconveniente al responder o revisar email unas horas más tarde de haber llegado el mensaje y me di cuenta de la dependencia al email que tenia. Mejoré mi control del tiempo y logre mantener mi nivel de concentración en las otras tareas.
Al igual que el email, las redes sociales y los chats pueden ser una gran herramienta pero pueden llegar a ser esclavizantes. Confieso que no fue fácil los primeros días no estar pendiente todo el tiempo de mi correo electrónico. Sin embargo, aprendí que no se trata de abandonar este medio de comunicación, sino de sistematizar su tiempo para ser lo más eficiente posible. Seguiré adoptando esta costumbre y buscando nuevas formas de hacer más al día. Y ustedes, se atreven a desafiar el tiempo?